並行タスクをやりやすくするために

複数のタスクを同時進行すると往々にして生産性が下がることがある。僕もそういう時はある。そんな時に大切なのは、

  1. タスクの選択にかかる負荷を下げる
  2. タスクのスイッチにかかる負荷を下げる
  3. 同時に複数タスクを考えない

という3点だろうと思っている。複数タスクの同時進行をしても、上記3つができれば投入時間あたりのパフォーマンスは変わらない。1と2は細切れになることによるパフォーマンス低下をなくし、3は投入している時間内のパフォーマンスの低下をなくす。

これらを実現するためにどうするか。それは、これら全てをToDoリストにアウトソースし、それを更新する時間を設けるということに尽きる

概ね次のプロセスでできる。

  • 仕事でもプライベートでも、とにかく自分がやるべきタスクを全て書き出す。スッキリするまで全て書き出す

ここが最も大切だ。作成するリストを信頼するためにはそこに抜け漏れがあってはならない。そのために、ここに吐き出したことができればいいんだ、と確信が持てるまで洗いざらい書き出さなくてはならない。

  • 自分でやらなくてはならないものと他へ依頼するものを分ける

タスクの中には自分でなく他人が関係するものもあるだろう。それを分ける。依頼できるものは早々にしてしまって、次のアクションをとるタイミングまで忘れればいい。次のアクションとは、結果をすぐに受けとれるのならそれを受けてのタスクを書き足す、時間がかかったりする場合は相手へリマインドをタスクとして書き足す、といった具合だ。

  • 締切と所要時間を決める

タスクの締切を決め、自分でやらなくてはならないものは所要時間を決める。所要時間まで概ね決めておくのが大切だ。それがあってはじめて自分の時間をどれだけ配分するのか / しないのかが決められる、その時間ないで終わらせなくてはならないという気持ちが生まれるからだ。

これをしようとすると必然的にタスクの粒度が自分の想像力の働くレベルになる。自分がアウトプットを想像できないもの、何をするべきか想像できないものは所要時間を決められないからだ。その類のタスクは実行不可能だ。出すべきアウトプット・やるべきことがみえていないのだからやりようがない。

そして、往々にして使う時間を決めておかないと生産性を上げるのは難しい。ずるずると使えると思えるだけ目の前のタスクに時間を費やし、早々にお尻に火がついて目の前のタスクに忙殺され、ToDo全体を見る余裕を失い、そうこうしている間に他のタスクが乗っかってきたり他に任せていたものが期待通りに戻ってこなかったりで一層余裕を失い、タスクを洗い出すことさえできなくなり、頭のなかは複数のタスクでいっぱいになりひとつのタスクに集中することができなくなる。パフォーマンスは下がる一方だ。

何よりもったいないのは、”何となく心配する”、”あれもやらなきゃこれもやらなきゃと焦る”という無価値な行為に自分の頭が使われ始めることだ。ただでさえ既に時間がなくなっているのに、この何となく心配する、何となく他のタスクを気にして焦る、ということが常に発生し、パフォーマンスを下げるのだ。

何の心配も焦りも要らない。心配しても焦ってもやるべきことは一切変わらない。タスクは一切進まない、結果は一切良くならない。

  • スケジュールにタスクを組み込む

Googleカレンダーの1周間表示画面でタスクで時間をブロックしていくイメージだ。タスクにどこまでルーティンを含めているかにもよるが、こうしてビジュアルで時間を捉えると、食事がとれるのか、移動できるのか、長時間1つのタスクに集中できるのか / 何かと重ねてできないか、等時間の使い方を具体的に想像できる。

  • スケジュールを信じて従う

実行の際に大切なことはただひとつ、こうしてたてたスケジュールを信じて従う、ということだけだ。それができなければこれまでやってきたことの意味がない。そしてこれまで上に書いてきたことは、これであれば信じて従えると思えるまでやらはなくてはならない。

スケジュールに従うということは、それにはまらない話を断るということだ。この粒度でスケジュールを立てていると、急な誘いや依頼に対して、明確にNoということができる。もしくはいつの何時間であれば提供できるがその範囲でできることを教えてほしい等、役割分担であり投入する時間でありの交渉を具体的にできるようになる。

仕事を依頼された時に最も避けるべきは、安易に引き受けそして期待された結果をださない、ということだ。こうしてスケジュールを立て、それに従って行動している時点でこれは避けられるだろう。

  • とはいえ柔軟に。そして振り返る・更新することもタスクとして組み込んでおく

そうは言っても、急な食事の誘いだったり面白そうなイベントに招待されたり、なんてこともあると思う。そういう時はその優先順位に応じて他のタスクのスケジュールをずらせばいい。それができるかどうかもこうしてスケジュールを立てているから判断がしやすいはずだ。

そういう事態は往々にして起こる。そんな中でも常に自分のつくったリストを信頼し続けるために、例えば週に1度は30分程でも時間をとって、リストを見直すことに使うと良い。

 

慣れると色々なタスクがあっても平穏に粛々と片付けていけるように感じる。

Google Photo/Picasaの顔認識&タギング

写真のシェア、ローカルでの写真管理にGoogleのPicasaを使っている。今日いつものように整理をして写真のシェアの処理をしていたら新たに顔認識とタグ付けの機能が加わっていた。12/16から日本語版Picasaも3.1がリリースされ、使えるようになっていた模様。
やってみると面白い。顔を認識して、同じだと思われる顔のアップををまとめて表示してくれて、それに対してタグをつけていく。基本自由につけられる。コンタクトリストに登録している人に結びつけることも可能。タグごとに写真を閲覧できる。Googleはまとめた写真に対して候補を3つ出してくれる。その顔のアップがどの写真のものなのか、写真全体像も見れる。
・たまに顔っぽい形に映ったイルミネーションや、文字、坂本竜馬の銅像などもでてくる
・斜め~横顔の認識が難しいらしい(いろんな顔がまとめて表示される、候補が外れてることが正面のケースと比べて多い)
・でも外れた候補も表情が似ていたり、顔の角度が似ていたり、兄弟姉妹だったりとまったくの見当違いとは言えないものがでてくるので面白い
・パーティ会場や外で撮った写真の遠くのほうに写っているぼやけた小さい・暗い顔も拾ってくれる(顔のアップだけ表示されていくので、誰だ?と思ってその写真全体を見ると、おおなるほどね、となる)
枚数が多いと時間がかかる作業になるけど、何年も前から、いろんな場所での友達の顔をひたすら追いかけるという経験はなかなか楽しい。
Picasa3.1はここからダウンロードできる。

フォトリーディングまとめ

備忘録。フォトリーディングの流れをまとめる。
1. 準備
読書に集中できる状態をつくる。「とっつきにくい本を、楽しい小説のように熱中して読める状態」。みかん集中法(後頭部の15-20センチ上に浮かぶみかんをイメージ)
2. 予習
本の内容を調査して、その本を読む目的を明確にする。アンテナを張って情報の感度を高める。(数分程度)
(加えてアファメーション。できないと思いながらやってもできない(できたことに気づきにくくなる))
3. フォトリーディング
1ページ1秒のペースでめくっていく。文章として読まず、画像としてみる。脳にダウンロードしてる感覚で(まだファイル開いてないから内容はわからないのが当たり前と)。
(みかん浮かべながら、ページの四隅を一度にみる意識で(縦書きの場合)目を上下に動かしていくか、本の真ん中の線(溝?)が2重に見える状態を維持して目を上下に動かす)
4. 活性化(3つのサブプロセスあり)
●まず、ダウンロードしたファイルを開いて意味を解釈する。フォトリーディングの直後にキーワード抽出。10-25個くらい。「これは気になる」、「これは何だろう」と自分が力を感じるものを選ぶ。フォトリーディングした内容は、5-20分、できれば1晩寝かせる。
●次に、「スーパーリーディング&ディッピング」。文章をみながら「ここは理解したい」というものをピックアップ(スーパーリーディング)。
●そして読んで実際に意味を理解する(ディッピング)。全文書量の4-11%が目安。この4-11%がキーになっているはずなので、そこから芋づる式に残りの96-89%の文章も一貫性を持って思い出せるようになっているはず。
(4-11%は、1ページ1行程度のイメージ)
–以上のステップは全部で30-60分程度の作業。なじみがある分野の本を読んだり、何かしらヒントを得たいという目的であるならここまででOK。さらに深い理解を必要とする場合は5つ目のステップへ–
5. 高速リーディング
本の最初から最後まで一気に読む。緩急をつけて。十分理解してるところはさらっと、理解してないところはゆっくりと。
参照:
非常識な成功法則―お金と自由をもたらす8つの習慣
神田 昌典 (著)
あなたもいままでの10倍速く本が読める
ポール・R・シーリィ (著), 神田 昌典 (翻訳)
図解! あなたもいままでの10倍速く本が読める
フォトリーディング公認インストラクターズ (監修), 神田 昌典 (著)
読書そのものについてはこちら
本を読む本
モーティマー・J. アドラー (著), C.V. ドーレン (著), Mortimer J. Adler (原著), Charles Van Doren (原著), 外山 滋比古 (翻訳), 槇 未知子 (翻訳)
(当ブログエントリー)http://sagad.exblog.jp/7307829
速読にも概念が似ている加速学習についてはこちら
コリン・ローズの加速学習法実践テキスト―「学ぶ力」「考える力」「創造性」を最大限に飛躍させるノウハウ
コリン ローズ (著), Colin Rose (原著), 牧野 元三 (翻訳)

ScanSnap

お世話になっている方がしきりに宣伝されていた?ScanSnapを購入。ようやくインストールしていくつか雑誌などをScanしてみる。これは便利だと思う。ポイントは2つ。
・Scanのスピードが速い
・テキスト検索可能なPDFにしてくれる
1分に18枚(36ページ)のScanが可能とのこと。そんなにまとまったものをScanすることもあまりないと思うのだけど、それにしても速いにこしたことはない。
そしてその後は検索ができる。namingのコツもあると思うけどGoogle Desktopとあわせて使えば引き出しにしまえる情報の量と引き出すスピードが圧倒的にあがる(後は引き出しのタグ付けと、それを引き出すタイミングのセンス)。
まだ少ししか使っていないが、生産性を上げるのにとても役立ってくれると思う。
#にしても、なんでイメージキャラクターにルー大柴を採用したのだろう。。。

gmailでタスク管理

gmailでタスク管理ができるようになったと、昨日かその前に他のブログで見かけた。なので早速触ってみた。
普段、タスクはexcelとmailboxのフォルダ分けで管理しているのでgmailのこのガジェットは自分にとってはそれほど目新しいというか価値があるものではない。
のだけど、直感的に操作できる(エンター押したら次のタスク入力、タブでインデント(サブタスクのイメージで書ける)、del or BSでタスクを削除していける etc…)というのはラクでいいと思う。gmailを仕事で使っている人にとっては生産性が上がりそう。メールをみたらその場でざっとタスク分解して処理していけるし。別ファイル開くよりはやく処理できる。
Google Calendarとの連携ができるようになったり、(個人的には特に)Excelとin/exportできるようになってくれるととってもうれしい。