並行タスクをやりやすくするために

複数のタスクを同時進行すると往々にして生産性が下がることがある。僕もそういう時はある。そんな時に大切なのは、

  1. タスクの選択にかかる負荷を下げる
  2. タスクのスイッチにかかる負荷を下げる
  3. 同時に複数タスクを考えない

という3点だろうと思っている。複数タスクの同時進行をしても、上記3つができれば投入時間あたりのパフォーマンスは変わらない。1と2は細切れになることによるパフォーマンス低下をなくし、3は投入している時間内のパフォーマンスの低下をなくす。

これらを実現するためにどうするか。それは、これら全てをToDoリストにアウトソースし、それを更新する時間を設けるということに尽きる

概ね次のプロセスでできる。

  • 仕事でもプライベートでも、とにかく自分がやるべきタスクを全て書き出す。スッキリするまで全て書き出す

ここが最も大切だ。作成するリストを信頼するためにはそこに抜け漏れがあってはならない。そのために、ここに吐き出したことができればいいんだ、と確信が持てるまで洗いざらい書き出さなくてはならない。

  • 自分でやらなくてはならないものと他へ依頼するものを分ける

タスクの中には自分でなく他人が関係するものもあるだろう。それを分ける。依頼できるものは早々にしてしまって、次のアクションをとるタイミングまで忘れればいい。次のアクションとは、結果をすぐに受けとれるのならそれを受けてのタスクを書き足す、時間がかかったりする場合は相手へリマインドをタスクとして書き足す、といった具合だ。

  • 締切と所要時間を決める

タスクの締切を決め、自分でやらなくてはならないものは所要時間を決める。所要時間まで概ね決めておくのが大切だ。それがあってはじめて自分の時間をどれだけ配分するのか / しないのかが決められる、その時間ないで終わらせなくてはならないという気持ちが生まれるからだ。

これをしようとすると必然的にタスクの粒度が自分の想像力の働くレベルになる。自分がアウトプットを想像できないもの、何をするべきか想像できないものは所要時間を決められないからだ。その類のタスクは実行不可能だ。出すべきアウトプット・やるべきことがみえていないのだからやりようがない。

そして、往々にして使う時間を決めておかないと生産性を上げるのは難しい。ずるずると使えると思えるだけ目の前のタスクに時間を費やし、早々にお尻に火がついて目の前のタスクに忙殺され、ToDo全体を見る余裕を失い、そうこうしている間に他のタスクが乗っかってきたり他に任せていたものが期待通りに戻ってこなかったりで一層余裕を失い、タスクを洗い出すことさえできなくなり、頭のなかは複数のタスクでいっぱいになりひとつのタスクに集中することができなくなる。パフォーマンスは下がる一方だ。

何よりもったいないのは、”何となく心配する”、”あれもやらなきゃこれもやらなきゃと焦る”という無価値な行為に自分の頭が使われ始めることだ。ただでさえ既に時間がなくなっているのに、この何となく心配する、何となく他のタスクを気にして焦る、ということが常に発生し、パフォーマンスを下げるのだ。

何の心配も焦りも要らない。心配しても焦ってもやるべきことは一切変わらない。タスクは一切進まない、結果は一切良くならない。

  • スケジュールにタスクを組み込む

Googleカレンダーの1周間表示画面でタスクで時間をブロックしていくイメージだ。タスクにどこまでルーティンを含めているかにもよるが、こうしてビジュアルで時間を捉えると、食事がとれるのか、移動できるのか、長時間1つのタスクに集中できるのか / 何かと重ねてできないか、等時間の使い方を具体的に想像できる。

  • スケジュールを信じて従う

実行の際に大切なことはただひとつ、こうしてたてたスケジュールを信じて従う、ということだけだ。それができなければこれまでやってきたことの意味がない。そしてこれまで上に書いてきたことは、これであれば信じて従えると思えるまでやらはなくてはならない。

スケジュールに従うということは、それにはまらない話を断るということだ。この粒度でスケジュールを立てていると、急な誘いや依頼に対して、明確にNoということができる。もしくはいつの何時間であれば提供できるがその範囲でできることを教えてほしい等、役割分担であり投入する時間でありの交渉を具体的にできるようになる。

仕事を依頼された時に最も避けるべきは、安易に引き受けそして期待された結果をださない、ということだ。こうしてスケジュールを立て、それに従って行動している時点でこれは避けられるだろう。

  • とはいえ柔軟に。そして振り返る・更新することもタスクとして組み込んでおく

そうは言っても、急な食事の誘いだったり面白そうなイベントに招待されたり、なんてこともあると思う。そういう時はその優先順位に応じて他のタスクのスケジュールをずらせばいい。それができるかどうかもこうしてスケジュールを立てているから判断がしやすいはずだ。

そういう事態は往々にして起こる。そんな中でも常に自分のつくったリストを信頼し続けるために、例えば週に1度は30分程でも時間をとって、リストを見直すことに使うと良い。

 

慣れると色々なタスクがあっても平穏に粛々と片付けていけるように感じる。

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