相手の立場を思いやるに際していかに想像力を働かせるかは大事だ。想像力のみに頼らずとも、自分の経験がそれを補う。
身近なところでメール。
書くのも読むのも、日本にいる時と比べて英語の比率が高い。読むのに時間がかかる。一方で英語での自分の生産性は日本語でよりも低い。メールを読むのに使える時間は減らしたい、けど読むのに時間はかかる。
結果、処理時間がメールの書かれ方に依存する。
・Subjectの冒頭に、アクションが必要なのか否か & dueが書いてあるか
・Bodyの冒頭にアクションアイテム & dueがリストされているか
・そのアイテムごとに構造が詳細化されているか
・その構造はアイテム間で一貫しているか（due・概要・注意事項・reference url/material のオーダー等）
これによって、読み手に”Subjectだけ読めば十分か”、”Bodyの冒頭を読んだ段階でOKか”、”詳細に下る必要があるか”の選択肢を与えられる。次に構造がクリアだと内容が想定できるので理解のスピードが高まる。読み手が費やす時間を減らせる。
こういった点を自分が感じるようになるとメールの書かれ方を気にするようになる。そして散見する。上記の書かれ方とは異なるメールを。
・Subjectはクラブの名前と概要でアクションの有無がない
・冒頭はメールの背景だったり重要性だったりが語られていて中身がない
・求めるアクションやdueはその文章の中に散りばめられていてまとめられていない
・構造化しているが結局それぞれの括りの中が散らかっていて（アクションをサポートしない言葉が多く）全部読まないと何を求めているのかわからない、もしくは読んでもわからない
どこまで読んだ段階でDoneとできるのかその判断ポイントがつくれない。読み手は自分の頭の中で要するにいつまでに何をする必要があるのか/ないのかを解釈する必要がある。読み手が費やす時間は増える。
日本語であればこれほど気にならない。構造化された内容より時間がかかるにしても許容できる負荷で理解できるからだ。それが英語となるととても気になる。理解に要する時間を許容する余裕がないからだ。
ここで考える。日本語であっても、相手に余裕がなければ、英語のメールに自分が感じたようにちょっとした非構造的なメールは許されないと。言葉が奪う時間が他のスケジュールに奪われるというだけで状況は同じだから。そして、相手の忙しさであったり他のスケジュールを慮る想像力があれば、こういうメールは書けないはずだと。
いざ自分がこういった状況を経験すると、相手を一層慮ることができる。これまで具体的に想像してこなかった点も自分の経験をもって補うことができる。
ということで、改めて気をつけていきたい。